Armazenamento e logística

4 dicas para uma gestão de documentos mais segura

Iron Mountain Brasil

Escritor

Fazer a gestão de documentos da empresa é uma tendência que se faz cada vez mais necessária. Impulsionada pelo home office, ela garante eficiência, segurança e agilidade no dia a dia das empresas. Além disso, traz inúmeros benefícios para as instituições, evitando multas e perda de processos devido à falta de organização.

Existe uma relação muito tênue entre a digitalização dos documentos e a segurança deles. Isso porque quando você digitaliza seus documentos você pode criar níveis de acesso protegidos por senha e rastreáveis.

Para começar, veja abaixo quatro dicas para começar a gestão de documentos de forma eficiente:

1- Defina níveis hierárquicos para acessos distintos
Dentro de uma organização, cada setor precisa lidar com um ou mais tipos de documentação diferentes, então, uma maneira segura de garantir que o acesso seja restrito e seguro, é particionar a nuvem onde eles ficarão armazenados em “setores”, e criar acessos diferentes para eles.

2- Crie uma rotina de armazenamento de documentos
Tão importante quanto adotar as práticas anteriores, é armazenar os arquivos de forma correta. Dessa forma os documentos não ficarão perdidos em computadores e HDs. Assim estarão sempre guardados de forma segura e correta, dificultando a invasão ou extravio dos mesmos.

3- Faça Backups
Crie o hábito de fazer backups dos documentos novos que surgirem, e mantenha-os organizados. Assim, ficará mais fácil de encontrar um documento quando precisar. Uma maneira de otimizar o tempo e o trabalho, é contratar uma empresa para fazer este gerenciamento.

4- Organize seus documentos físicos
Não dá para se livrar de todos os documentos físicos ainda, então você precisa definir qual a melhor estratégia para armazenar com segurança os documentos que ficarão com você. Terceirizar este serviço, enviando seus arquivos para empresas especializadas na guarda e gestão documental quase sempre é melhor, pois você não ocupa espaços físicos de sua empresa com arquivos que no dia a dia ocuparão mais espaço.

IMPORTANTE
Precisa fazer a gestão de documentos da sua empresa, mas não sabe por onde começar? Conte também com os serviços de digitalização de documentos e na gestão documental da Iron Mountain Brasil. Aproveite e leia nosso artigo sobre 4 erros que podem comprometer a gestão de documentos.

15 março 2021

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