Armazenamento e logística

4 erros que podem comprometer a gestão de documentos

Iron Mountain Brasil

Escritor

Fugir da transformação digital é impossível para quem deseja aprimorar sua gestão de documentos e manter um nível interessante de competição no mercado.

Quando falamos em gestão de documentos e transformação digital parece que estamos esperando por uma era que vai chegar, não é? Mas a necessidade se mostra cada dia mais presente. Porém, a preocupação desses fatores com a segurança ainda deixam muito a desejar. É preciso ter consciência da importância e da responsabilidade de proteger os dados.

Isso significa garantir que os documentos não sejam destruídos, que dados de clientes não sejam roubados e que sua empresa fique o mais imune possível a qualquer tipo de dano em razão de um baixo investimento em segurança. E todo esse trabalho pode ser terceirizado, sem qualquer preocupação por parte da empresa.

Abaixo selecionamos quatro práticas muito comuns que podem comprometer a sua gestão de documentos.

1- Não ter uma política sólida de gestão de documentos
Talvez não fazer a gestão dos documentos seja o problema mais grave que acomete grande parte das empresas. Um estudo feito pela Gartner mostrou que entre 2% e 5% dos arquivos são extraviados ou armazenados incorretamente todos os dias. Isso implica em diversos problemas que podem dar dor de cabeça no futuro.

2- Não cuidar da organização dos arquivos
A desorganização é um grande erro em diversas situações, neste caso acaba independente se os arquivos são digitais ou físicos, a bagunça vai dificultar todo o processo. A diferença é que é mais simples e rápido organizar documentos digitais do que os documentos de papel, que demandam uma equipe maior de pessoas e mais espaço para o trabalho.

3- Não acreditar no poder da tecnologia
O que cabe às empresas é decidir como elas querem usar a tecnologia e, se querem utilizá-la para melhorar o desempenho dos serviços prestados. A tecnologia já faz parte do dia a dia de todos, por mais simples que seja. Quanto mais cedo você se adaptar às mudanças, melhor.

4- Não investir em transformação digital para a gestão dos documentos
Deixar a transformação digital fora do orçamento da sua empresa pode comprometer, e muito, seus ganhos e resultados. Isso porque a desorganização pode gerar muito mais do que bagunças em depósitos e confusão com a equipe, mas pode significar também perda de processos judiciais, problemas em auditorias, ou com a Receita Federal, por exemplo.

Por isso é importante escolher uma empresa de confiança, responsável e com experiência na gestão e digitalização de documentos, como a Iron Mountain.

Além de fazer a digitalização dos arquivos físicos, a Iron Mountain também organiza as plataformas de acesso de acordo com as necessidades de cada empresa, assim você evita o vazamento e roubo de dados sigilosos e informações importantes, e agiliza o acesso desses documentos para todos os envolvidos no processo de trabalho.

13 março 2021

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