Transformação digital

A Transformação Digital e seus impactos na gestão de documentos

Iron Mountain Brasil

Escritor

A Transformação Digital é uma forte tendência de modernização para as empresas e muito útil para a gestão documental.

Com certeza você já ouviu falar sobre a transformação digital e os benefícios delas para os negócios. Esta nova solução de mercado foi acelerada graças a pandemia e home office, logo que é necessário acessar as informações fora do escritório. Para se ter uma ideia, um relatório Global da McKinsey mostrou que as organizações precisaram agilizar as operações em quatro anos, ao mesmo tempo que a entrada de produtos digitais no portfólio avançou em sete anos.

A Transformação Digital ocorre quando as empresas trazem soluções tecnológicas para dentro da empresa, utilizando dessa ferramenta para inovar nas atividades da corporação. Por exemplo: localizar dados na nuvem ao invés de procurá-los em uma pasta física do escritório. Ela pode ser aplicada em qualquer tarefa com o objetivo de melhorar sua eficiência por meio da tecnologia.

A automação dos processos pode ser complexa, mas estruturar esta solução em diversos processos cria uma nova visão sobre o digital e muda drasticamente a sua empresa ajudando a:

Transformação digital aplicada à gestão de documentos

Entender como você faz a gestão documental da sua empresa é um bom começo. No ambiente digital, cada vez mais temos dados em quantidades maiores, presentes em diversas plataformas, mas que não são organizados pelas empresas que ainda não centralizaram essas informações em um único espaço.

A princípio, armazenamento na nuvem é o local mais óbvio para a guarda de documentos, já que todos podem acessá-los de diversos lugares. Mas sua eficiência é questionável no longo prazo por não trazer ferramentas de facilitação e busca avançada, que se transformam em um espaço digital em que ninguém é capaz de encontrar nada.

Migrar para o digital é mais do que digitalizar os documentos em papel, é preciso ter uma estratégia para incluir seus ativos eletrônicos, vídeos, áudios etc. Atualmente existem plataformas de gestão documental que concentram os dados em um único local e que podem ser acessados a qualquer momento. Com dados organizados com softwares que aumentam a segurança de armazenamento.

Benefícios de investir na Transformação Digital

Aplicar a Transformação Digital na sua empresa pode ser simples e com resultados a curto prazo. Separamos algumas vantagens em apostar na automação.

Aumento da produtividade: Com os dados digitalizados, sua equipe não precisará mais passar horas procurando por documentos em uma pasta. A busca por arquivos será agilizada graças ao digital, impactando diretamente na produtividade do colaborador, que terá mais tempo para se dedicar a outros projetos dentro da empresa.

Ganho de espaço: Aquela vontade de migrar os colaboradores para o home office ou aumentar o tamanho da empresa se torna possível com a digitalização. Ao armazenar os dados em uma empresa especializada, você pode economizar dinheiro com aluguel e aproveitar espaços para criar novas salas para focar na rentabilidade do seu negócio e na performance de sua equipe. E ainda dá pra transformar a sobrecarga de dados em uma vantagem competitiva.

Sustentabilidade: Apesar dos papéis serem feitos com material de reflorestamento, sua extração causa impactos negativos no meio ambiente. Reduzir o papel tinta, e consequentemente outros recursos, é um ótimo começo para ajudar a sua empresa a alcançar metas sustentáveis.

Segurança de dados: Documentos digitais podem ser protegidos contra impressão, evitando as chances de vazamentos. Essa solução também traz mais confiança para o negócio, por meio de um processo padronizado de acesso, você mantém suas informações seguras e em conformidade às leis vigentes como a LGPD. Aproveite e veja os 4 erros mais comuns que comprometem a sua gestão documental.

O primeiro passo para adaptar sua empresa à transformação digital é saber contar com bons parceiros. Contratar um serviço de digitalização e automação que garanta transparência e qualidade é fundamental nesse processo. Conheça os serviços da Iron Mountain Brasil.

15 março 2021

Compartilhe

facebook linkedin

VOCÊ TAMBÉM PODE GOSTAR

Segurança e privacidade

5 diferenças principais entre backup e arquivo

Backup e arquivo: duas palavras que são frequentemente utilizadas, mas com significados diferentes. […]

Transformação digital

Digitalização de empresa: 5 pontos que colocam você à frente da concorrência

Siga estas dicas para que a digitalização de empresa prepare você para a transformação pós-pandemia []

Transformação digital

Por que investir na automatização de processos de RH?

O setor de Recursos Humanos pode ter uma posição mais estratégica dentro das corporações se o time puder direcionar os e […]