Armazenamento e logística

Ações para ter uma boa gestão documental

gestão documental amplia a credibilidade do negócio

Iron Mountain Brasil

Escritor

Uma gestão documental eficiente e prática torna os processos da empresas mais simples, ampliando a segurança e a credibilidade do negócio

A importância de criar ações para ter uma boa gestão documental, estruturada, com práticas eficientes de gerenciamento da informação tem sido feito em larga escala. E os resultados já começam: cada vez mais empresas de todos os portes reconhecem que precisam otimizar a guarda de documentos e dar um “F5” na forma com que isso é realizado.

A grande dúvida é: Como fazer e manter esse processo funcionando?

Com uma política eficiente de governança da informação, que seja capaz de manter a conformidade, seguindo regras e normas já estabelecidas. Ao mesmo tempo, precisa ser flexível para se adaptar às novas legislações, incorporando novas práticas às estratégias.

Mas o que é governança da informação?

É um planejamento que reúne políticas, procedimentos, estruturas e processos que as empresas e organizações devem cumprir para criar, gerenciar e compartilhar informações. São essas boas práticas que vão garantir eficiência em todo o trabalho.

Por onde começar?

O primeiro passo é fazer o diagnóstico da situação, levando em consideração quais são os objetivos da empresa com a implantação da gestão documental. Neste processo fatores como, infraestrutura de hardware e software, definição de sistema, custos, cronograma de implantação e orçamento são levantados. 

Individualidade do negócio

Não existe um manual de boas práticas na gestão documental, porque cada setor do mercado precisa atender requisitos específicos para atender as conformidades legais. Mas o importante do gerenciamento eficiente é pensar quais são as necessidades dos clientes que a sua empresa precisa atender

O fato da gestão documental ser tão mutável e personalizável de acordo com as demandas de cada empresa o torna ainda mais eficiente, importante e necessário. 

Quem cuida das informações

Para que o sistema de gestão das informações funcione é preciso que alguém gerencie o serviço em parceria com a empresa terceirizada. Nesta etapa do processo entendemos que há apoio e participação dos líderes que investem em capital monetário e humano para que o desenvolvimento aconteça. Corporações de todos os setores podem apoiar a solução: Jurídico, Recursos Humanos, TI, Marketing entre outros, com pessoas participando de perto da ação. 

Também é preciso contar com o apoio de um Conselho de Governança da Informação, que pode reunir executivos e colaboradores com conhecimento e disposição para o gerenciamento de operações do dia a dia, avaliando a otimização dos processos e implantação do sistema de gestão documental.

Saiba mais sobre os serviços de Gestão Documental da Iron Mountain Brasil

20 maio 2021

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