Transformação digital

Como o RH pode ampliar a sua atuação estratégica nas empresas

Transformação digital no RH

Iron Mountain Brasil

Escritor

Cada vez mais atuante o setor age como tomador de decisões determinantes ao sucesso do negócio

Despesas trabalhistas devido à ausência ou inconsistência de documentos é coisa do passado. De departamento pessoal à gestão de pessoas, a área de Recursos Humanos passou de relegada repartição burocrática e administrativa para atuar de forma estratégica dentro das organizações. 

As pessoas passaram a ser vistas como recursos fundamentais para o desempenho de um negócio. Não à toa, a frase “as pessoas são o ativo mais valioso de uma empresa” virou um clichê quando o assunto é capital humano. Afinal, são elas que fazem algo acontecer (ou deixar de acontecer), independente do seu ramo de atuação.

Tamanha mudança de percepção no mundo corporativo impactou não somente o RH como toda a estrutura da empresa. Diante desse novo cenário, composto de processos dinâmicos e interativos, líderes precisaram desenvolver habilidades que iam além do conhecimento específico de suas áreas e compreender o processo de gerenciar pessoas. 

O líder, ao assumir o seu papel, se compromete a enfrentar situações difíceis, mediar conflitos, propor soluções e motivar a equipe. Já a área de RH tem como missão preparar esses líderes para desemprenharem a sua função da melhor forma possível. 

Em meio a tantas atribuições, é extremamente importante a transformação digital no RH foque nas estratégias da empresa, pois, exercem um papel decisivo no sucesso dos negócios. Para tanto, precisam ter total controle de suas informações. 

Erros comuns que o RH deve evitar

Muitas empresas e instituições ainda não informatizaram os seus sistemas, prejudicando a eficiência da rotina da sua equipe. Nesse caso, é comum que sejam cometidos alguns erros que podem causar desperdício de tempo e de dinheiro.

Confira a seguir os três erros comuns que devem ser evitados e saiba como melhorar a administração dos arquivos de sua empresa. 

Realizar o controle em planilhas

As planilhas, por muito tempo, foram grandes aliadas de empresas e instituições, inclusive, do setor de RH. Porém, hoje em dia, elas já se tornaram obsoletas, uma vez que há outras maneiras de fazer o mesmo trabalho com muito mais qualidade, praticidade e segurança.

O principal problema das planilhas é que elas não se comunicam entre si, um dos fatores mais importantes associadas à eficiência no dia a dia da sua equipe. Afinal, se os dados existentes nelas não se cruzam, não é possível identificar erros e fazer levantamentos ágeis.

Além disso, quando as informações e documentos são devidamente registrados em sistemas adequados, é possível reduzir os erros de digitação que levam a problemas e os esquecimentos. Isso porque um sistema adequado pode sinalizar a hora de fazer certas ações.

Não contar com cópias digitais

Outro erro comum que se deve evitar a respeito de RH e Gestão de Documentos é não disponibilizar para a sua equipe uma cópia digital dos documentos. Ficar armazenando mais e mais papéis para posterior consulta é coisa do passado.

Atualmente, já se pode digitalizar os documentos e guardá-los de forma apropriada em um banco de dados. Isso contribui em muito não só com a segurança, afinal, papéis são facilmente extraviados, como também com a facilidade na hora de realizar consultas.

A partir da obtenção de documentos eletrônicos, eles podem ficar armazenados na nuvem ou em outro sistema de armazenamento. Por isso, é um erro não investir nessa forma de gerir documentos que pode gerar danos, inclusive, com gestão da sua organização.

Insistir na centralização de informações

Mais um problema e, por isso, um erro que, embora comum, deve ser evitado é o de centralizar as informações em um único profissional da equipe. Quando apenas uma pessoa é responsável por reunir dados e documentos, todos ficam na sua dependência.

Além de prejudicar a velocidade do fluxo de informações na sua empresa ou entidade, a centralização atrapalha a eficiência do trabalho caso esse profissional tenha que se afastar mesmo que por um dia do local de trabalho. 

Por isso, o melhor é contar com um sistema automatizado para o armazenamento de informações, que permita as mesmas serem acessadas e compartilhadas sempre que preciso. Além de mais produtiva, a sua equipe fica mais satisfeita com a falta de burocracia.

Faça a transformação digital no RH com a Iron Mountain

A Iron Montain desenvolveu a Solução de Gestão de Processos de RH com o objetivo de auxiliar a organização de arquivos e informações do setor, os quais ficam disponíveis via web para acesso rápido e seguro. Com os documentos em ordem, a equipe de RH fica livre para pensar e definir as melhores estratégias e, com isso, optar por uma tomada de decisão mais assertiva. 

Da previsão de riscos trabalhistas até a liberação de espaço físico, a solução proporciona inúmeros benefícios que vão contribuir para a transformação digital no RH da empresa, conformidade com a LGPD e, claro, redução de custos de forma produtiva e inteligente.

Confira agora as principais vantagens da Solução de Gestão de Processos de RH desenvolvida pela Iron Mountain:

Quer saber mais? Acesse o nosso site: http://www.ironmountain.com.br/digital-transformation/workflow-automation/human-resources

28 julho 2021

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