Transformação digital

Entenda a diferença entre escanear e digitalizar documentos

Iron Mountain Brasil

Escritor

Veja como escanear e digitalizar documentos funcionam e suas principais diferenças

A transformação digital já é uma realidade em grande parte das empresas. A internet, associada com softwares de alta tecnologia conseguem acelerar, otimizar e padronizar uma infinidade de processos. A migração para o universo digital tem aplicabilidade em larga escala e esse processo tem uma infinidade de razões para acontecer: rapidez, responsabilidade ambiental, redução de custos e aumento de produtividade são alguns deles.

Escanear e digitalizar os documentos são duas ações que as empresas têm realizado rumo à transformação digital. Em ambas, acervos documentais físicos podem ser eliminados ou significativamente reduzidos e armazenados no meio digital na nuvem. Essas medidas permitem que grandes espaços sejam desocupados, reduzindo custos de aluguel e tornando a busca por dados mais rápida. Veja 5 etapas da digitalização que colocam sua empresa à frente da concorrência.

Ainda existe um equívoco de acharem que a digitalização e o escaneamento são os mesmos processos. Porém, as soluções são diferentes. Veja abaixo:

Arquivos escaneados

Os scanners são máquinas amplamente usadas, presente na maioria das impressoras tradicionais. São capazes de reproduzir um documento físico para o meio digital através de uma cópia. O arquivo pode ser visualizado em formato de imagem, sem prejuízo de seu conteúdo. Atualmente, alguns aplicativos de celulares conseguem uma informação. Contudo, um documento escaneado tem algumas limitações. 

Devido ao fato de ser formato imagem, não pode ser encontrado em uma busca por palavras-chave, por exemplo, o que pode dificultar um pouco o seu acesso na correria do dia a dia. Por essa razão, documentos escaneados exigem uma gestão específica de armazenamento, para que sejam guardados em um local de fácil acesso, dispensando a necessidade de buscas gerais dentro do dispositivo ou nuvem.

Arquivos digitalizados

A digitalização é um processo mais recente e mais eficiente. Ele transforma arquivos físicos em eletrônicos através de um processo de codificação binária. A migração do formato físico para o digital acontece por meio de uma conversão completa que envolve questões como: indexação de metadados, inseridos em um processo gerencial. 

É como se o documento nascesse novamente, porém 100% preparado para o meio digital. Isso significa que oferece ao usuário opções diversas de utilização, podendo ser encontrado em buscas e atendendo a diversas formas de armazenamento e gestão.

Segurança

De nada adianta escanear os digitalizar sem criar um processo seguro de acesso aos documentos. Afinal, estamos falando de dados importantes que contém todo o histórico operacional e financeiro da empresa, bem como dados de clientes que devem ser protegidos. Designar os colaboradores da empresa para converter o acervo físico em digital pode não ser o melhor caminho. É tempo e dinheiro da empresa que vai embora com pessoas não especializadas nesse processo.  

A Iron Mountain oferece soluções em gestão documental que abrangem todo o processo de digitalização, desde a organização do acervo físico até a sua destruição segura com equipe especializada e softwares específicos para organizar toda a documentação da empresa. 

Saiba mais aqui: https://www.ironmountain.com.br/digital-transformation/document-imaging/back-file

26 abril 2021

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