Gestão de informação x gestão de documentos: veja as diferenças

Seja a gestão de informação ou de documentos, ambas funcionam como suporte nas rotinas administrativas, na tomada de decisões e também como facilitadores na gestão de atividades

As empresas, cada vez mais, adotam a Transformação Digital ao gerenciar seus documentos. A gestão de informação pode abranger desde as mínimas coisas registradas ao longo do dia, até o marco de fatos históricos, a orientação sobre pesquisas e estudos e uma grande variedade de fatores podem ser citados. Assim, a gestão da informação está presente na nossa rotina, mesmo que não estejamos sempre conscientes disso.

A partir daí, é preciso entender que a informação está estreitamente relacionada com a elaboração de documentos. O registro de informação em geral é necessário como prova ou mesmo para não permitir que fatos ocorridos caiam no esquecimento.

Dessa forma, o gerenciamento da informação e a gestão de documentos englobam um conjunto de métodos e técnicas arquivísticas que orientam as rotinas de documentação desde a sua produção até a o seu destino final (eliminação ou recolhimento) e podem ser estabelecidos em algumas etapas, tais como planejamento, classificação, organização, controle, tramitação, avaliação e conservação.

Para melhorar o entendimento sobre a relação entre essas duas áreas, a gestão de informação e gestão de documentos, vale a pena trazer uma definição sobre cada um dos termos formando assim seu entendimento de como estas duas gestões são importantes e como as utilizamos em nosso dia a dia.

• Gestão de informação: área dedicada ao gerenciamento e administração dos dados gerados por uma empresa

• Gestão de documentos:  é o conjunto de procedimentos técnicos utilizados em todas as etapas do documento, desde a sua produção até o descarte ou guarda permanente.

Tanto a gestão de informação como a de documentos são congruentes em um aspecto: ambas fontes de análise e guarda de toda informação de um tema em um determinado tempo com o objetivo de orientar e levar conhecimento às pessoas e organizações que participam, criam, estudam ou se informam sobre determinado assunto.

Por isso, as empresas cada vez mais investem na gestão de suas informações e documentos. Seja para facilitar a tomada de decisão, dinamizar as rotinas ou aumentar a segurança das informações, a gestão é o caminho certo para se manter competitivo no mercado.