Armazenamento e logística

Qual a importância da Gestão Documental na área da saúde?

Gestão documental na área da saúde é essencial

Iron Mountain Brasil

Escritor

Entenda como a falta de organização de documentos de pacientes pode trazer problemas imensuráveis para uma instituição de saúde

Toda instituição precisa lidar com um acervo considerável de documentos. Para manter a rotina administrativa organizada, independente do caráter da instituição, é imprescindível voltar uma  atenção especial para a organização dos documentos a fim de evitar extravios que podem trazer problemas relacionados à multas e outras penalidades. 

Instituições voltadas para a saúde como clínicas, hospitais e operadoras de saúde precisam investir ainda mais esforços para garantir a organização eficiente dos documentos, já que o acervo contém dados pessoais e prontuários cujo armazenamento é definido por leis e regulamentações ainda mais rigorosas do que aquelas aplicadas a outros tipos de empresas.

Como melhorar a gestão documental na área da saúde?

A gestão documental tradicional certamente recomendaria como primeira medida um espaço amplo e destinado apenas ao armazenamento do grande volume de documentos com os quais a instituição teria que lidar. Porém, novas tendências nesse sentido vêm nos mostrar que manter um acervo em um espaço físico pode ser pouco viável. Isso se explica pela dificuldade de: manter todos os papéis organizados e devidamente classificados, cuidar para a sua conservação, evitar o seu extravio e também outros fatores como falhas de segurança. O acervo físico demanda investimento alto e constante para que seja eficiente nas horas em que precisamos dele.

A solução para esta questão, que é primária em gestão documental, é a Transformação Digital, que consiste na migração de informações e documentos físicos para o ambiente digital (dispositivos de armazenamento, nuvem, etc.). A Iron Mountain, empresa especialista em gestão documental na área da saúde para outras empresas, apresenta a Transformação Digital não só como uma importante estratégia de organização, mas sim uma ferramenta que pode afetar a competitividade e a produtividade de uma instituição. 

Gestão Documental na Iron Mountain Brasil

Considerando um acervo físico já existente, o primeiro passo do processo de Gestão Documental é a organização desse acervo. É importante que nada seja perdido nesse processo. Os profissionais da Iron Mountain Brasil são altamente capacitados e ficarão responsáveis pela organização eficiente do acervo físico, para que seja possível ter maior controle sobre ele.

Após esta etapa, é recomendável a digitalização de todos os arquivos possíveis e o seu armazenamento em um dispositivo ou mesmo na internet. Esta medida permite que grandes espaços físicos sejam liberados, reduzindo custos de forma considerável. Além disso, arquivos digitalizados permitem um uso muito mais eficiente da tecnologia em termos de gestão. Você pode, por exemplo, solicitar a utilização de um software, como o Iron Connect, oferecido pela Iron Mountain. Com ele, os documentos digitalizados podem ser acessados a qualquer tempo por um mecanismo simples de busca. O armazenamento é em nuvem, não sendo necessário utilizar dispositivos como HDs, pendrives e outros.

Para oferecer um serviço ainda mais seguro, o Iron Connect possui um controle de acesso, definido pelo diretor, presidente ou gestor, sobre que tipos de documentos podem ser vistos e acessados por cada colaborador, com um registro do que foi acessado e o nome da pessoa que acessou. A medida garante redução de custos para a manutenção de um arquivo físico, muito mais eficiência e utilidade, mais produtividade e segurança. 

15 julho 2021

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