Armazenamento e logística

Gestão documental: veja os benefícios para PMEs

Iron Mountain Brasil

Escritor

Saiba um pouco mais sobre a gestão documental e entenda porque é tão importante para cada tipo de empresa

Algumas empresas, especialmente as menores de origem familiar, são resistentes na hora de aderir às mesmas soluções que grandes corporações adotam para reduzir custos, melhorar a produtividade e a lucratividade. Embora muitos desses processos não se apliquem às PMEs, existem algumas estratégias relacionadas à gestão e planejamento que são benéficas para qualquer negócio.

Nesse contexto, surge a dúvida: vale a pena investir em Gestão Documental para pequenas empresas? O mercado se mostra cada vez mais competitivo e hostil e adotar uma postura estática pode ser muito arriscado. Não controlar as informações e o fluxo de documentos pode trazer consequências como vazamentos,  penalidades por não estar em conformidade com a lei, ou não conseguir mais se equiparar à concorrência. Veja aqui 4 erros que podem comprometer a gestão de documentos.

Como lidar com o acervo documental de uma pequena empresa?

O arquivamento de documentos é importante para resguardar uma empresa. Por exemplo, no Brasil, temos um histórico de organizações que descumprem a CLT e, por essa razão, é preciso ter os dados em mãos para evitar prejuízos jurídicos. Mas isto vale para os negócios que seguem corretamente as leis de contratação e demissão, com garantias para não perder uma causa deste tipo. 

Além disso, o espaço que documentos físicos ocupam dentro de uma empresa aumenta os custos de aluguel e compromete a produtividade da equipe que precisa localizar os arquivos e ainda com risco de serem vazados. Tendo em mente que um acervo documental organizado pode ajudar uma empresa e contribuir para o fortalecimento de suas bases, é absolutamente viável investir em gestão documental.

Alguns documentos podem ser digitalizados sem qualquer problema e sem perda de informações. Além disso, é preciso considerar todos os riscos que um acervo desorganizado pode trazer: extravio de documentos, vazamento de informações confidenciais, multa de organismos fiscais pela falta de documentos comprobatórios e muitos outros. 

Porém, neste caso é altamente recomendável que o serviço seja feito por uma empresa especializada para garantir a segurança e eficácia do processo.

Nós temos uma solução especializada em Gestão Documental. Oferecemos para outras empresas o serviço de organização, classificação e rastreio do acervo físico, de modo que todos os documentos são catalogados e têm o seu acesso facilitado para os colaboradores ou para qualquer membro da equipe. 

A boa gestão, como um todo, é uma das bases fortes de qualquer empresa. É ela que garante a sua sobrevivência em tempos de crise, ocasião que mais elimina concorrentes do mercado. 

21 abril 2021

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