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Padronização de processos: o que a sua empresa tem a ganhar?

Iron Mountain Brasil

Escritor

Gestão, planejamento e padronização de processos são as chaves para o crescimento de uma empresa sem a necessidade de grandes investimentos. Entenda o motivo

Muito se engana quem acredita que uma empresa só cresce com grandes investimentos e, embora isso seja indispensável para o avanço, não é o único fator responsável. Investir sem planejar é um erro bastante comum nas organizações. Contudo, vivemos uma época de livre informação que ajuda a ampliar a importância de uma gestão eficiente nos negócios.  

É importante aplicar nos mínimos detalhes a proposta geral que deu vida à empresa. Isso se revela na cultura e compõe a identidade do negócio. Se ater a isso é de extrema importância para um crescimento em alicerces sólidos, capazes de sobreviver aos imprevistos de um ambiente competitivo.

Uma gestão eficiente começa com um bom planejamento, alinhado com os registros financeiros, contábeis e jurídicos da empresa que asseguram uma boa rotina administrativa e operacional. Para isso, toda a equipe deve colocar em prática o que é proposto pela gerência da empresa. É neste cenário que entra a padronização de processos.

O que é a padronização de processos?

A padronização de processos formaliza e desenvolve cada tarefa da empresa, que deve ser seguidas pelos colaboradores e lideranças sempre que possível. Ela permite que o negócio atue de forma organizada e previsível, sendo mais fácil identificar erros, acertos, talentos e novas oportunidades que podem passar despercebidas. 

Assim, é preciso descobrir processos eficientes, realizar testes, fazer comparações e posteriormente, mostrar a todos a razão de sua aplicação. A garantia do cumprimento de um método sempre terá como consequência um bom resultado.

A redução de custos também é um efeito da padronização, já que se pode reduzir as despesas ao que é realmente necessário para a execução das tarefas indispensáveis ao bom funcionamento da empresa. 

Estabelecer um padrão contribui para que cada membro da equipe saiba qual é a sua função e qual o seu prazo para desempenhá-la, evitando conflitos e melhorando a comunicação entre as diferentes camadas da hierarquia. Esses fatores já conseguem gerar uma prestação de serviço superior, sem necessariamente ter que se gastar mais com isso, mas sim reduzindo custos.

Padronização de processos e gestão documental

A padronização de processos pode ser feita através da gestão documental, por exemplo. Um dos grandes problemas que as empresas enfrentam é a falta de gestão eficiente de seus acervos físicos, que ocupam espaço, demandam trabalho constante para organização e tomam o tempo dos colaboradores que precisam encontrar algum documento. 

A gestão documental para a padronização ajuda a organizar e classificar arquivos físicos e também permite que uma infinidade de informações em papel migre para o meio digital. Sendo armazenada em dispositivos e até mesmo em um software, no qual é possível fazer uma busca por palavras-chave e ter em mãos um arquivo em questão de segundos. E isso vale inclusive para as pequenas e médias empresas.

Nós oferecemos o serviço completo de gestão documental. Com a nossa solução, os clientes conseguem reduzir custos, melhorar a produtividade e padronizar os seus processos através da liberação de espaços físicos. Ainda classificamos documentos através do nosso software: o Iron Connect

Após uma gestão documental adequada, fica muito mais simples padronizar todos os processos relacionados ao setor contábil, administrativo, financeiro e jurídico de uma empresa. Documentos organizados facilitam o registro de toda a rotina de forma fiel, ajudando na tomada de decisões. Atualmente, o potencial competitivo  de uma empresa está na sua capacidade organizacional, de gestão e aplicação de um bom planejamento.

Saiba mais: https://www.ironmountain.com.br

22 abril 2021

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