Armazenamento e logística

Por que terceirizar a gestão de documentos da sua empresa?

Iron Mountain Brasil

Escritor

Descubra porque o mercado tem respondido positivamente à terceirização de serviços de gestão de documentos

A forma como as empresas atuam muda constantemente. O grande fluxo de informação que circula nos tempos atuais é fundamental para que o empresário evite ao máximo guiar a sua empresa às cegas, pois sabe que um desses erros pode significar o seu fim. Mais da metade dos empresários brasileiros podem fechar as suas portas dentro de cinco anos e isso se deve principalmente a problemas de gestão e planejamento, que acarretam prejuízos.

Gestão e planejamento são extremamente importantes para que qualquer empresa consiga operar em sua capacidade máxima, otimizando os seus recursos e evitando se expor a riscos desnecessários. É mais interessante garantir que toda a rotina seja organizada e só pensar em crescer em bases mais sólidas. Saiba aqui como melhorar sua gestão de dados internamente. Mas e se for necessário terceirizar o processo?

Terceirização de serviços – gestão documental

Uma das principais formas de otimizar a atividade de uma empresa é através da terceirização de alguns serviços. Centralizar todas as necessidades em uma só equipe pode sobrecarregá-la, além de lhe tirar o foco. Terceirizar traz um retorno financeiro muito positivo, sem mencionar o aumento de produtividade devido a um bom aproveitamento de tempo.

Um dos serviços cuja terceirização tem ganhado destaque por causa da viabilidade é a gestão de documentos. Empresas sofrem com o alto volume de documentos em forma de papéis que precisam manter, sob determinação legal ou não, até que seu prazo de validade expire. Isso significa a obrigatoriedade de ter que lidar com um grande acervo que é caro, inacessível e inviável de se manter.

Ao buscar por informações em um acervo físico desorganizado, alguns problemas podem surgir como:

Embora algumas ainda insistam em encarregar os próprios colaboradores da organização do acervo, a medida não é tão eficiente quanto um serviço feito por uma empresa especializada, logo que demanda tempo. E também, porque deixa escapar a oportunidade de explorar melhor os benefícios da Gestão Documental.

Quais os benefícios de contratar uma empresa especializada?

Ela é uma excelente oportunidade de aumentar a produtividade e melhorar o dia a dia da empresa. Realizar a gestão de documentos é bastante positivo e a medida, por si só, já evita muitas perdas e diminui riscos de se tornar vítima de processos jurídicos, especialmente por não conseguir encontrar documentos comprobatórios.

Uma empresa especializada consegue oferecer ainda mais vantagens. A Iron Mountain é uma referência no setor e oferece serviços com bom retorno financeiro. O cliente terá todo o seu acervo físico organizado, rastreado e digitalizado. Assim, todas as informações armazenadas migraram para o digital. Tudo isso de forma segura, sem vazamento de dados e sem extravio de documentos.

Após digitalizar o acervo, algumas empresas conseguem até mesmo se desfazer de grandes espaços e operar em prédios menores, reduzindo custos ou migrando efetivamente para o home office.

Empresas especializadas em gestão documental buscam oferecer, ainda, softwares com uma nova experiência de utilização. No caso da Iron Mountain, o software se chama Iron Connect. Através dele, o empresário terá os seus documentos armazenados em nuvem, evitando que ocupe espaço de dispositivos. O software permite definir uma hierarquia de acesso para a equipe, controlando o material que cada colaborador pode ter acesso e mantendo um registro para consulta posterior.

17 março 2021

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