Transformação digital

Como funciona a transformação digital nos escritórios jurídicos?

A transformação digital nos escritórios jurídicos vem acompanhada de uma mudança de cultura

Iron Mountain Brasil

Escritor

Fazer o acompanhamento processual até algum tempo atrás era um trabalho muito operacional e pouco estratégico. Mas, felizmente, hoje existem softwares que ajudam nos processos, otimizando os resultados com ganho de produtividade nos escritórios

O universo do direito é muitas vezes conservador e demora para se adaptar às mudanças, principalmente quando o assunto é tecnologia e inovação. O resultado disso é a lentidão de alguns processos que poderiam ser executados com mais rapidez. Mas tudo indica que a transformação digital nos escritórios jurídicos chegou para fazer as mudanças necessárias.

Há algum tempo que softwares e programas têm revolucionado este segmento, mas antes de entrar no assunto das mudanças tecnológicas do setor, vamos entender o que é transformação digital.

O que é a transformação digital?

A transformação digital é um processo no qual as empresas usam a tecnologia para melhorar os resultados e processos de trabalho. A transformação digital nos escritórios engloba a mudança cultural de todos que fazem parte do escopo de trabalho. Por isso, é preciso muito mais do que máquinas novas com sistemas integrados. O mindset precisa estar preparado para tudo isso.

Toda transformação precisa ser planejada, principalmente quando falamos sobre a cultura das empresas. Integrar os trabalho das maquinas com as pessoas traz grandes resultados.

Outro fator relevante é o tempo. A mudança tecnológica já chegou e não é novidade em muitos segmentos em todo o mundo. As adaptações já estão acontecendo há tempos. Dessa forma, deixar para o futuro é tentar adiar o inadiável. Empresas que não passarem pelas adaptações digitais estão fadadas ao fracasso.

Gestão integrada

Como falamos acima, para fazer a transformação digital nos escritórios precisamos integrar todos os setores de uma empresa. Se pensarmos na configuração de um escritório de advocacia, por exemplo, é preciso ter bons profissionais que atuem em diferentes áreas para que o negócio seja bem-sucedido em um mercado tão competitivo quanto o atual.

Administradores, advogados, profissionais de marketing, de tecnologia e assim por diante, é preciso estruturar de forma que os processos sejam perfeitamente exequíveis. Contrate pessoas capazes de executar essas funções e adquira softwares que auxiliem o trabalho dessas pessoas. Não adianta ter recursos humanos excelentes e não oferecer as condições ideias de trabalho para eles.

Para garantir uma gestão integrada os setores devem conversar entre si e perseguirem o mesmo objetivo, mas sem perder a individualidade. Cada um deve cuidar de suas atribuições, tornando possível que as metas sejam alcançadas com sucesso.

Big Data

Se já parecia incrível a utilização de softwares para a gestão integrada das empresas, o grande “boom” aconteceu com o surgimento da tecnologia chamada Big Data, que utiliza dados para fazer análises mais precisas e fiéis de um determinado cenário.

No universo jurídico podemos utilizar big data para fazer análises preditivas, por exemplo, que está ligada a jurimetria, uma nova disciplina do curso de direito. Dados e algoritmos fazem as leituras através dos softwares, e preveem decisões dos magistrados e rumos dos processos. 

Escritórios que trabalham com big data têm vantagens competitivas muito grandes em relação aos que ainda não usam desta tecnologia, além de conseguirem ser mais assertivos em audiências, usando de argumentações e linhas mais eficientes nos tribunais.

Como implementar essa mudança nos escritórios de advocacia?

Como dissemos, o primeiro passo é apostar na mudança cultural e estrutural da empresa, montando um time que acredite neste desafio e que seja capacitado para enfrenta-lo, além disso você vai precisar de uma equipe muito antenada em tecnologia, que possa te ajudar a escolher os melhores softwares e indicando treinamentos para que sua equipe seja capaz de operar todos esses investimentos.

Entretanto você não precisa fechar o seu escritório com pouca ou nenhuma tecnologia em um dia e abrir outro completamente diferente no outro. Você pode começar aos poucos, utilizando ferramentas digitais básicas e que comecem a te ajudar a otimizar o trabalho do escritório.

Isso possibilitará também que os colaboradores comecem a se inteirar com as novas rotinas, e em vez de substituir todos os eles, você pode começar a treiná-los. Em outro momento você já começará a pensar em adquirir softwares mais específicos, de acompanhamento processual e até para coletar dados e fazer análises.

Transformação Digital na Iron Mountain Brasil

Na Iron Mountain Brasil, sabemos que a transformação digital nos escritórios de advocacia estão sob crescente pressão para reduzir custos. Muitos escritórios que funcionam em caros centros urbanos procuram diminuir os seus gastos com aluguel, normalmente a segunda maior despesa de um escritório ou empresa. 

Locações, reformas ou negociações de renovação de aluguel hoje, envolvem um exame minucioso de como reduzir o espaço físico – e salas locais de arquivos e documentos são um bom começo.

Outra solução que a tecnologia proporciona é a remoção de arquivos físicos e a migração dessas informações para os meios digitais. Isso pode aumentar sua eficiência, mitigar os riscos e aumentar a acessibilidade dos registros, e reutilizar os espaços para outras áreas

Descarte de registros legais justificadamente

O descarte justificável é um componente crítico para gerenciar custos e riscos, um elemento chave dos procedimentos de Governança da Informação de um escritório de advocacia. 

Destruindo justificadamente os registros você reduz custos, riscos e estará em conformidade legal, sem riscos de ser prejudicado. Além disso, armazenar documentos e registros em uma nuvem te possibilita também ter controle e facilidade de acesso e localização dos mesmos.

Ao digitalizar os registros e aproveitar a Nuvem, os escritórios de advocacia aumentam a eficiência e podem se adaptar conforme crescem. Conforme migra para um formato digital de trabalho, você pode focar nos processos chave dos seus negócios e aproveitar melhor os seus investimentos em tecnologia.

18 agosto 2021

Compartilhe

facebook linkedin

VOCÊ TAMBÉM PODE GOSTAR

Transformação digital no RH Transformação digital

Como o RH pode ampliar a sua atuação estratégica nas empresas

Cada vez mais atuante o setor age como tomador de decisões determinantes ao sucesso do negócio […]

Gestão documental é o primeiro passo para fazer a recuperação tributária Insights

Como a Gestão Documental pode simplificar o processo de Recuperação Tributária

Além de garantir a organização dos dados, ter uma boa Gestão Documental previne a empresa de riscos futuros, mel []

Transformação digital

A Transformação Digital e seus impactos na gestão de documentos

A Transformação Digital é uma forte tendência de modernização para as empresas e muito útil para a gestão documen […]