Transformação digital

Veja como a digitalização ajuda a reduzir custos com impressão

Representação de um funcionário da Iron Mountain utilizando a impressora

Iron Mountain Brasil

Escritor

Falta de espaço e desorganização são alguns dos problemas enfrentados pelas organizações

Todos os dias as empresas precisam lidar com um alto volume de dados, planilhas, recibos, relatórios entre outros . Para o bom funcionamento de alguns tipos de negócios, é preciso imprimir material e depois armazená-lo. É um processo comum, contudo, algumas pessoas ficam mais confortável ao ler o material impresso. Porém essa atividade vem perdendo força. Enquanto a digitalização cresce nas empresas, ajudando a reduzir custos com impressão. Veja mais abaixo.

Isso se explica de forma simples: as pessoas perceberam as desvantagens relacionadas à impressão de papel. Porque o mundo esta mais digital e, consequentemente, imprimir não é mais necessário, muitas coisas podem ser armazenadas em nuvem. 

Tudo isso mostra que: imprimir é mais caro e gera mais desperdício. Além disso, conteúdos digitalizados são editáveis, com mais mobilidade e sem custo extra.

Assim, pensando na rotina da empresa, vale a pena a pergunta: a equipe lida mais com dados digitais ou impressos? Seria possível reduzir custos e organizar melhor os arquivos com o digital?

Mais que redução de custos 

A redução de custos é um assunto comum quando falamos de digitalização de arquivos e materiais, mas é importante detalhar alguns pontos. É certo que a empresa diminuirá despesas ao trocar pelo dados digitais. No entanto, na hora de colocar tudo na “ponta do lápis”, as pessoas precisam pensar além da redução do uso de papel.

Um exemplo é a vida útil das máquinas. Ao usar a impressora apenas para o que é preciso, a sua vida útil aumenta e os reparos diminuem? Vale investir em máquinas que duram mais tempo na hora da compra, pois evitam custos adicionais de conserto e aumenta a energia da equipe.

Outro fator é o alto custo para se manter um grande arquivo arquivo físico. É preciso contratar equipes, alugar espaços e investir na conservação dos dados, que não podem ser expostos a qualquer ambiente. E mais importante: é preciso investir na segurança do arquivo. Porque se não há proteção, há riscos. Desse modo, as empresas que armazenam os dados conseguem reduzir os custos com a digitalização.

Benefícios da digitalização

Existem vantagens ao fazer a digitalização. Entre eles, apontamos: a otimização dos espaços da empresa, antes usados para guardar arquivos impressos. Substituir um acervo físico da a chance de investir em um local de trabalho menor. Ter um bom escritório ajuda no no bem-estar dos colaboradores e aumenta a produtividade da equipe.

A questão sustentável não pode ser deixada de lado. Diminuir impressões reduz o uso de papel e o tempo de troca da impressora. É claro que o meio ambiente não tem recursos ilimitados e toda empresa deve atuar com responsabilidade ambiental. Dessa forma, é ideal descartar menos e reutilizar mais.

Além de todos esses fatores, temos a segurança das informações. Com os documentos digitalizados, a empresa consegue ter um controle mais eficiente do que é acessado. E restringir o acesso dos colaboradores a alguns dados. Principalmente, garantir que informações importantes não caiam em mãos erradas. 

Fale com um especialista

Para fazer a digitalização, busque pelos serviços de uma empresa especializada, capaz de garantir toda a transformação do conteúdo físico em digital de forma eficiente. Bem como, não afetar a rotina dos colaboradores da empresa durante o processo. A Iron Mountain oferece diversas soluções de acordo com a necessidade de cada negócio. Depois, é só desfrutar dos benefícios.

Para saber mais clique aqui: https://www.ironmountain.com.br/

30 junho 2021

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